• L'allégement de la tâche des administrateurs ;
• Une gestion efficace des ressources financières et matérielles de la copropriété ;
• Une continuité dans la gestion de la copropriété ;
• L'accès à de nombreuses ressources ;
• Un système uniformisé de gestion de tous les documents, registres, dossiers, contrats et états financiers de la copropriété ;
• Un service d’urgence 24 / 24 ;

Nous possédons l’expertise et l’expérience nécessaire pour s’acquitter de ce travail et avec le support de toute l’équipe nous menons à bien les activités suivantes :

GESTION FINANCIÈRE

• Percevoir et déposer les charges communes ou frais de condo aux comptes de la copropriété selon les pourcentages de partages établis par votre déclaration de copropriété (valeurs relatives / quote-parts) ;
• Émettre les chèques pour le paiement des comptes ;
• Préparer les conciliations bancaires ;
• Gérer les différents fonds selon votre déclaration de copropriété ;
• Fournir mensuellement, trimestriellement ou annuellement, un bilan faisant état notamment du solde en banque, des comptes à recevoir et des comptes à payer ;
• Produire un rapport mensuel, trimestriel ou annuel, qui permet au conseil d’administration de suivre de près l'évolution financière de la copropriété ;
• Offrir des conseils au conseil d’administration ou aux administrateurs dans le but de maximiser le rendement des sommes investies provenant du fonds de prévoyance ;
• Préparer et soumettre les prévisions budgétaires et en faire le suivi ;
• Faire préparer annuellement le rapport d’impôt de la copropriété, tel que prescrit par la Loi ;
• Remplir la déclaration annuelle obligatoire auprès du Registraire des entreprises du Québec ;

ADMINISTRATION ET SECRÉTARIAT

• Fournir un service de traitement de texte pour la correspondance ;
• Tenir à jour le registre de votre syndicat et les fichiers et informations des copropriétaires ;
• Garder à jour les dossiers de la copropriété ;
• Préparer tout document requis par le conseil d’administration ;
• Un service téléphonique personnalisé, en fonction de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi inclusivement ;
• Archivage, entreposage des documents relatifs à la copropriété ;
• Conservation des plans et devis et spécifications d’architecture de l’immeuble ;
• Préparation des documents demandés par le notaire instrumentant lors de la vente d’une unité de la copropriété ;

GESTION DES RÉUNIONS ET ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

• Organiser et tenir toute réunion et assemblée générale ;
• Préparer l’ordre du jour des réunions du conseil d’administration et des assemblées générales de copropriétaires et les transmettre au Syndicat dans les délais prescrits ;
• Préparer les avis de convocation, procurations, bulletins de vote et feuilles de présence ;
• Agir à titre de facilitateur dans le déroulement des assemblées de copropriétaires ;
• Produire les procès-verbaux des conseils d’administration ;
• Tenir un registre des procès-verbaux des assemblées et des règlements adoptés ;
• Faire parvenir aux copropriétaires toute modification aux règlements d’immeuble ;
• Conseiller les administrateurs sur la gestion de la copropriété ;
• Exécuter et suivre les décisions du Syndicat ;

GESTION DE L’ENTRETIEN

• S’assurer qu’un service adéquat de conciergerie est en place en tout temps, si requis ;
• Octroyer les contrats de conciergerie et/ou superviser le personnel s’il y a lieu ;
• Assurer gestion de la propreté des lieux en tout temps, à l’extérieur comme à l’intérieur ;
• Obtenir des soumissions et devis pour les contrats de service ;
• Préparer, négocier et faire respecter les contrats de service ;
• Effectuer ou faire effectuer les réparations, en respectant la délégation de pouvoir spécifiée au contrat par le conseil d’administration ;
• Mettre sur pied un plan d’entretien de l’immeuble en tenant compte d’une réserve structurale raisonnable ;
• S’assurer du suivi du système d’entretien préventif ;

GESTION KALDI s’engage à ne pas bénéficier de ristournes, escomptes dont elle pourrait bénéficier par l’octroi des contrats octroyés par ses clients. Les économies réalisées par le volume d’affaire de notre compagnie sont transmises directement au syndicat.

GESTION DE LA DÉCLARATION DE COPROPRIÉTÉ

• Représenter le syndicat auprès des locataires (pour les unités louées), afin de faire respecter les règlements de la copropriété ;
• Résoudre promptement tout problème ou litige entre les copropriétaires ;
• Assister le syndicat dans l’interprétation de la déclaration de copropriété afin d’établir les responsabilités respectives du syndicat face à celles des copropriétaires ;
• Proposer au conseil d’administration des règlements utiles à la copropriété et les faire adopter ;
• Assurer le suivi et prendre les mesures nécessaires à la perception des frais communs auprès des copropriétaires délinquants ;
• De façon générale, s’assurer du respect des clauses de la déclaration de copropriété par les copropriétaires ;

DÉMARRAGE D’UN SYNDICAT DE COPROPRIÉTÉ

Regrouper et organiser les propriétaires en syndicat de copropriété est une étape importante dans la prise en charge des condominiums d’un immeuble.   Cette activité d’organisation prise à la légère ou de façon désordonnée peut devenir une source d’ennuis multiples ou de perte des droits d’un syndicat au garanties légales et au Plan de Garantie des bâtiments résidentiels neuf (APCHQ, ACQ, Maîtres Bâtisseurs, etc.).   FISET Légal a toutes les connaissances pour assurer qu’aucun détail ne soit oublié durant le processus délicat et important du démarrage d’un syndicat de Copropriété.

VOLET ASSURANCE

• S’assurer que le rapport d’évaluation pour fin d’assurance est tenu à jour ;
• Soumettre à l’assureur les demandes d’indemnité des parties communes en cas de sinistre ;
• Suivre les dossiers de sinistres et répartitions qui concernent les bénéficiaires ;
• Faire un compte-rendu administratif dans le cadre du rapport mensuel, trimestriellement ou annuellement, s’il y a lieu ;

SERVICE DE CONTROLE

• Faire respecter la déclaration de copropriété et assurer le suivie en cas de procédures légales, si nécessaire ;
• Maintenir à jour la police d'assurances du syndicat ;
• S'assurer du respect des contrats de service octroyés par les administrateurs ;
• Mise en place et gestion d’un programme d'entretien de la copropriété selon les échéanciers prévus ;
• Inspecter les lieux sur une base régulière et faire les recommandations appropriées ;
• S'assurer du respect des règlements de stationnement ;

SERVICE CONSEIL

Le syndicat et le conseil d’administration de la copropriété peuvent bénéficier des connaissances et de l’expertise d’une équipe multidisciplinaire. Ce soutien peut être un atout important dans la recherche de solutions pour diminuer les coûts d’opération et améliorer la qualité de vie des résidants.

SERVICE D’URGENCE 24/24 – 7 jours par semaine

Les urgences arrivent de façon inopinée, mais notre service d’urgence 24/24 – 7 jours par semaine est particulièrement efficace. Tous peuvent nous rejoindre pendant les heures d’ouverture du bureau ou en tout temps via notre service téléphonique d’urgence. Notre équipe a alors la responsabilité de rejoindre les entrepreneurs compétents pour exécuter les travaux requis.